Hoe bouw je een succesvol team?

Teambuilding, er wordt veel over gesproken en geschreven. Wat maakt nu precies dat een team al dan niet succesvol is of kan zijn? Waarom loopt het in sommige teams totaal niet en lijkt het bij anderen zo makkelijk te gaan allemaal? In mijn blog geef ik je graag mijn visie op het bouwen van een succesvol team. Ik doe dit vanuit mijn jarenlange ervaring met begeleiden van teambuilding-programma’s met overwegend managementteams.

Een groep mensen op een afdeling is nog geen team

Wanneer je een groep mensen bij elkaar zet is het natuurlijk niet meteen een team, dat begrijpt iedereen. Toch doen we dit in veel bedrijven wel keer op keer, we zetten mensen op een afdeling bij elkaar en verwachten dat ze dan als team functioneren. We komen zo op wat een team nodig heeft om succesvol te kunnen zijn, maar laten we eerst naar iets anders kijken, namelijk groepsdynamica.

Groepsdynamica, de stadia waar iedere groep doorheen gaat

Een groep mensen bij elkaar doorloopt altijd een aantal fasen van groepsdynamica. Het begint met de oriëntatiefase. Hier is iedereen aan het aftasten. Wie is beter dan ik? Hoe lig ik in de groep? Ben ik goed genoeg? Wie zijn de leiders? Dit soort vragen hebben we in zo’n geval allemaal, bewust of onbewust. Na deze fase komt de structuurfase, we leren hoe dingen lopen en kennen onze plaats in de hiërarchie van het ‘team’. Maar dan volgt daar altijd de conflictfase. De meest interessante fase want dat is altijd een beetje spannend. Er ontstaan kleine of grote ergernissen en conflicten. Bijvoorbeeld iemand die altijd te laat komt of nooit eens koffie haalt etc. Als team is het een kunst deze fase zonder kleerscheuren door te komen. Lukt dat niet dat blijft de sfeer op een bedenkelijk niveau en je raadt het al, het team zal nooit succesvol kunnen opereren. Uiteraard heeft de leidinggevende, voor zover het geen zelfsturend team is natuurlijk, een belangrijke taak in het door deze fase heen loodsen om uiteindelijk in de harmoniefase te belanden. Hier is alles duidelijk en er kan lekker met elkaar samengewerkt worden. Helaas is dit vaak van korte duur want iedere personeelswisseling maakt dat we van voor af aan beginnen. In de harmoniefase accepteren de groepsleden het een en ander van elkaar en is er een zekere mate van vertrouwen ontstaan.

De ingrediënten van een succesvol team

Goed, laten we ervan uitgaan dat de groep zich in de harmoniefase bevindt. Is dat dan genoeg om samen een optimale prestatie te leveren. Nee natuurlijk niet, daar is veel meer voor nodig. We zagen al dat in de harmoniefase er sprake is van enig vertrouwen in elkaar. Om echt succesvol te zijn zullen we verder moeten werken aan dat vertrouwen. Vertrouwen heeft veel te maken met de verwachtingen die we naar elkaar hebben en hoe deze verwachtingen in de praktijk worden waargemaakt. Met andere woorden, kan ik erop vertrouwen dat jij doet wat moet gebeuren in ons beider belang. Ken jij mijn behoeften en houd je daar rekening mee?

Team taken en verantwoordelijkheden

De teamleden hebben over het algemeen eigen taken en verantwoordelijkheden. Maar het team heeft ook als team gezamenlijke taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Zijn deze voldoende duidelijk en voelen we ons als team verantwoordelijk voor de zaken waar we ons samen verantwoordelijk voor moeten voelen. Het is goed dit eens samen vast te stellen. Dit draagt bij aan het versterken van de wederzijdse verantwoordelijkheid, oftewel de mate waarin de teamleden zich ook verantwoordelijk voelen voor de resultaten van de andere teamleden.

Gemeenschappelijke doelen

Belangrijker dan wat dan ook is het hebben van een gezamenlijk doel of meerdere gezamenlijke doelstellingen. Belangrijk daarbij is ook dat deze doelen door alle teamleden als gezamenlijk doel worden gezien en ervaren. Ieder teamlid moet het doel kennen en weten hoe we op ieder moment staan ten opzichte van het behalen ervan. Wanneer dit het geval is ontstaat automatisch een zekere mate van wederzijdse verantwoordelijkheid. Stel ieder teamlid heeft zijn of haar eigen doelen en er is geen gezamenlijk doel dan zal ieder teamlid vooral druk zijn met het realiseren van zijn eigen doel(en) en dus veel minder of zelfs helemaal niet bezig zijn met het team. Alleen als we samen zij aan zij werken aan het realiseren van gezamenlijke doelen ontstaat samenwerking en voelen we ons ook verantwoordelijk voor het stukje van de ander. Uiteraard kunnen naast teamdoelen ook prima individuele (afdelings-)doelen worden gesteld. Het beste als afgeleide van het hoofddoel. Hoe meer de individuele teamleden werken aan het gezamenlijk doel hoe succesvoller het team.

Het begint met een gezamenlijke visie

Wanneer je mijn blogs leest zie je dat ik vaak schrijf over visie. Zonder visie, is mijn overtuiging, kan niets daadwerkelijk succesvol zijn. Wat is een visie en dan speciaal gerelateerd aan een team. Je zou kunnen zeggen dat een visie een stip aan de horizon is waar jullie als team samen naar onderweg zijn. De stip is de ideale situatie zoals jullie als team het graag zien functioneren. Als je de stip beschrijft, wat zie je dan? En waarom zie je dat dan? Waar geloven jullie in? Waar zijn jullie van overtuigd? Een teamvisie opstellen is een mooie exercitie die veel energie en motivatie teweegbrengt. Ik heb al zoveel teams blij zien worden van hun eigen visie. Logisch ook, want je hebt samen iets wat ergens in de lucht zweefde tastbaar gemaakt en ervoor gezorgd dat je de juiste richting op kunt bewegen. Een teamvisie is een must. Het geeft richting en zorgt voor de juiste drive. Ik adviseer dan ook altijd eerst de visie te bepalen en daarna pas aan doelstellingen te gaan werken.

De opstelling van het team

Dan is er natuurlijk ook nog de opstelling van het team. Wie doet wat en wie is waarvoor verantwoordelijk? Als we naar een sportteam kijken zien we altijd een opstelling gebaseerd op een systeem. Er zijn dan altijd aanvallers, spelverdelers en verdedigers. Over het algemeen zijn spelers die sterk zijn in aanvallen minder bedreven in verdedigen en vice versa. Dat geldt precies zo in een organisatie. Sommige teamleden komen beter tot hun recht aan de voorzijde en anderen juist aan de achterzijde van de organisatie. Sommigen zijn starters terwijl anderen juist bewakers van de voortgang zijn. Het is raadzaam te onderzoeken wat de sterke en minder sterke kanten van de teamleden zijn. Zelf werk ik vaak met Belbin of The Big Nine, maar er zijn meerdere vergelijkbare programma’s. Wanneer je als team echt succesvol wilt zijn stel je de mensen op hun beste positie op. En mocht je voor een bepaalde positie geen optimale optie hebben, dan kun je dit samen opvangen. Alleen al te weten van elkaar wie waar goed in is maakt dat we het potentieel binnen het team optimaal kunnen benutten.

Conclusie

Sterke succesvolle teams ontstaan niet zomaar, dan is het nodige werk voor nodig. Het begint bij groepsdynamica en een inspirerende teamvisie. Zorg dat de verwachtingen naar elkaar heel duidelijk zijn, stimuleer wederzijdse verantwoordelijkheid en benut het potentieel binnen het team te volle. Tenslotte het allerbelangrijkste, zorg voor gezamenlijke doelstellingen waaraan het team zich committeert. Dan is de weg open op samen ongelooflijk succesvol samen te werken aan het succes van de organisatie.

Heel veel succes!

Jeff Dadema
Teamtrainer Letsgoactive training groep